När e-handeln och affärssystemet ska prata med varandra

En e-handel fungerar bäst när den är en naturlig del av verksamheten. Men vad händer när produktinformation, priser, lagersaldon och beställningar hanteras i olika system som inte kommunicerar med varandra? Då kan arbetet snabbt bli både tidskrävande och krångligt. Genom att integrera e-handeln med affärssystemet kan du förenkla arbetsflöden och minska det manuella arbetet. Samtidigt skapas en bättre köpupplevelse för kunderna.

För många företag är affärssystemet navet i verksamheten. Där hanteras allt från produkter, lager och kundregister till priser, order och fakturering. Samtidigt har e-handeln blivit en allt viktigare försäljningskanal, inte minst inom B2B där kunderna förväntar sig att kunna hitta information och lägga beställningar när det passar dem. Men om systemen inte pratar med varandra uppstår lätt problem. Priser och lagersaldon behöver uppdateras på flera ställen och beställningar registreras manuellt. Risken för fel ökar. Det är här en integration mellan e-handel och affärssystem kan göra stor skillnad.

En integration gör det möjligt för olika system att utbyta information automatiskt. I stället för att ni behöver föra över uppgifter manuellt kan information skickas mellan e-handeln och affärssystemet enligt förutbestämda regler. För ett företag som säljer till andra företag kan det exempelvis innebära att kunden loggar in i e-handeln och direkt ser sina avtalade priser, aktuella lagersaldon och tidigare beställningar. När kunden lägger en order förs den automatiskt över till ert affärssystem, där den kan hanteras vidare utan att någon behöver registrera samma uppgifter en gång till.

Vilken information som behöver delas beror på verksamheten och hur e-handeln är uppbyggd. Vanligtvis handlar det om produktinformation, priser, lagersaldon, kunduppgifter och order. Inom B2B kan det dessutom finnas behov av att hantera kundunika prislistor, rabatter och avtalsvillkor. Information kan också behöva skickas i båda riktningarna. En order går från e-handeln till affärssystemet, medan exempelvis orderstatus och leveransinformation skickas tillbaka så att kunden kan följa sin beställning.

Det finns många fördelar. Det manuella arbetet minskar och informationen blir mer tillförlitlig vilket gör att ni får mer tid till andra uppgifter. Samtidigt blir det enklare för dina kunder att handla.

En integration innebär inte att all information ska synkroniseras automatiskt och i realtid. Ett företag med många beställningar och snabbt föränderliga lagersaldon kan behöva uppdatera lagerinformationen mycket ofta. För en mindre e-handel med kan det räcka att viss information synkroniseras några gånger per dygn. Det viktiga är att informationsutbytet fungerar utifrån verksamhetens behov och att informationen i e-handeln är tillräckligt aktuell.

En annan viktig fråga är vilket system som ska vara huvudkälla för olika typer av information. Affärssystemet kanske ansvarar för artikelnummer, priser och lager, medan e-handeln hanterar produktbeskrivningar, bilder och annat innehåll som hjälper kunden att välja rätt. I verksamheter med stora och komplexa sortiment kan ett separat PIM-system vara aktuellt för att samla och hantera produktinformationen.

Det finns olika tekniska sätt att koppla samman systemen. Ibland finns färdiga integrationslösningar som kan användas med relativt små anpassningar. I andra fall behövs en skräddarsydd lösning, exempelvis via API eller en integrationsplattform som hanterar informationsutbytet. Vilken väg man väljer beror bland annat på vilka system som används, hur informationen ska flöda samt vilka krav som finns på funktionalitet och driftsäkerhet.

WooCommerce är en e-handelsplattform som bygger på WordPress och kan användas för både B2C- och B2B-handel. Om ditt företag redan använder WordPress kan WooCommerce vara ett naturligt sätt att utveckla webbplatsen med e-handel. Om ni redan har ett affärssystem behöver ni också ta ställning till hur systemen ska samarbeta.

Det kan exempelvis handla om att hämta produkter och lagersaldon från affärssystemet, visa kundunika priser i WooCommerce eller föra över inkommande beställningar för vidare hantering. För vissa affärssystem finns färdiga integrationslösningar eller tillägg som kan användas tillsammans med WooCommerce. Andra integrationer behöver utvecklas eller anpassas efter verksamhetens behov. Därför är det viktigt att undersöka vilka möjligheter det aktuella affärssystemet erbjuder och vilka krav som finns på informationsutbytet innan man väljer lösning.

Företag som använder plattformen Umbraco har också möjligheter att bygga e-handel som samverkar med affärssystem och andra digitala tjänster. Umbraco Commerce och Ucommerce är två e-handelslösningar inom Umbraco-ekosystemet som kan användas för att skapa lösningar där funktioner, kundupplevelse och integrationer anpassas efter verksamhetens behov.

Det kan exempelvis handla om B2B-handel med kundspecifika priser, komplexa produktstrukturer eller försäljning på flera marknader. I sådana verksamheter kan samspelet mellan e-handel, affärssystem och andra system vara särskilt viktigt. Precis som med WooCommerce kan information om produkter, priser, lager, kunder och beställningar överföras mellan systemen. Hur integrationen byggs beror på vilka system som används och vilken funktionalitet verksamheten behöver. Valet av e-handelsplattform handlar därför inte bara om själva e-handeln, utan också om företagets befintliga tekniska miljö och framtida utveckling.

Vi brukar säga att man behöver förstå hur verksamheten faktiskt fungerar innan man bestämmer hur systemen ska integreras. Några frågor som är bra att börja med är:

Genom att kartlägga arbetsflödena blir det enklare att se var en integration kan skapa störst nytta och vilka moment som kan automatiseras.

Ett bra första steg är också att identifiera vilka arbetsmoment som i dag tar onödigt mycket tid. Kanske behöver någon manuellt registrera webbshoppens beställningar i affärssystemet. Eller så lägger ni mycket tid på att kontrollera priser och lagersaldon i flera olika system. Det behöver inte heller vara nödvändigt att integrera allt från början. Det kan vara klokare att börja med några viktiga informationsflöden, exempelvis order och lagersaldon, och sedan vidareutveckla integrationen när behoven förändras.

En annan viktig del är att planera för hur integrationen ska fungera över tid.
Vad händer om en order inte kan överföras? Om en uppdatering misslyckas? Eller om informationen i systemen skiljer sig åt?
En genomtänkt integration ska göra det möjligt att upptäcka och hantera problem.

För dina e-handelskunder ska tekniken vara osynlig. Kunden vill hitta rätt produkt, se sitt pris, få korrekt information om tillgänglighet och kunna genomföra beställningen på ett enkelt sätt.

Användarupplevelsen handlar inte bara om kunderna. Den handlar också om hur enkelt det är för er som arbetar med e-handeln att hantera beställningar och sköta det dagliga arbetet. När informationen flödar automatiskt mellan systemen minskar dubbelarbetet och behovet av manuella kontroller. En bra integration kan alltså göra stor skillnad även för dem som arbetar bakom kulisserna.

En e-handel är sällan en isolerad lösning. Genom att koppla samman e-handeln med affärssystemet kan din verksamhet skapa mer sammanhängande arbetsflöden och bättre förutsättningar för att utveckla den digitala försäljningen. En bra integration börjar med att förstå verksamheten, kundernas behov och vilken information som behöver finnas tillgänglig var.

På Osolo hjälper vi företag att utveckla e-handelslösningar i WooCommerce, Umbraco Commerce och Ucommerce. Vi arbetar också med integrationer och anpassningar som gör att e-handeln kan fungera tillsammans med företagets övriga system.

Funderar ni på att utveckla er e-handel eller integrera den med ett affärssystem? Hör gärna av er så pratar vi om era behov och möjligheter.