Så skriver du en brief för webbprojekt
Här bjuder vi på en praktisk guide för hur du skriver en brief som ger ditt webbprojekt rätt förutsättningar.
Hur det ofta börjar
En brief är sällan det första som uppstår i ett webbprojekt.
Ofta börjar det långt innan.
Kanske börjar det med en vag frustration över att webbplatsen inte riktigt håller jämna steg med verksamheten. Eller vid ett internmöte där någon säger: ”Vi borde nog se över webben snart.” eller ”Användarna hittar inte det de söker.”
Tankarna och åsikterna finns där, men oftast saknas är ofta strukturen.
Det är precis där briefen kommer in.
Därför en brief för webbprojekt
Att skriva en brief kan kännas både stort och svårt. Många beställare, även de erfarna, drar på det in i det sista. Inte för att det saknas idéer, utan för att det är svårt att få ner allt i ord.
Men en bra brief behöver faktiskt inte vara perfekt. Den behöver vara ärlig, genomtänkt och tillräckligt tydlig för att skapa samsyn.
I den här guiden går vi igenom hur du skriver en brief som faktiskt hjälper det digitala projektet framåt – oavsett om det handlar om en ny webbplats, en ombyggnation eller en digital tjänst.
Vad är egentligen en brief?
En bra brief för ett webbprojekt är inte ett facit. Den är en kompass och ett gemensamt avstamp. Ett sätt att samla tankar, mål och förutsättningar innan arbetet börjar på riktigt.
En brief är:
- inte en kravspecifikation
- inte en färdig lösning
- inte en to-do-lista
I stället är den en beskrivning av vad ni vill uppnå, varför och för vem. Den ger både dig och byrån något att hålla i när beslut ska fattas längs vägen.
Börja där du är
De flesta projekt börjar inte med struktur – de börjar med känslor, idéer och frustration. Och om du får känslan av att ”det här är större än jag trodde” är du i gott sällskap. De flesta känner likadant.
Skriv ner:
- det som irriterar dig
- det som fungerar förvånansvärt bra
- sådant användare klagar på
- idéer du burit på länge men aldrig riktigt formulerat
Allt detta är värdefull input. Skriv ner det. Ostrukturerat, rakt av, utan att censurera dig själv.
Det är ofta där de viktigaste insikterna finns.
Därför är briefen värd tiden
När briefen är på plats blir samtalen kring projektet blir tydligare, besluten mer samstämmiga och projekten mindre stressiga.
En bra brief:
- sparar tid längre fram i projektet
- minskar risken för missförstånd
- gör det enklare att prioritera
- skapar trygghet, både för beställare och byrå
Och, kanske viktigaste av allt – alla är överens om varför projektet görs och för vem. Då blir det lättare att prioritera rätt, även när åsikterna går isär.
Vad ska en brief för ett webbprojekt innehålla?
För att en brief ska vara just en brief är det viktigt att den innehåller svar på en del specifika frågor. Här har vi samlat de frågor som du bör ha svaren på.
Bakgrund – vilka är ni?
Här handlar det inte om att skriva företagshistoria, utan om att ge kontext.
Vilka är ni? Var befinner ni er just nu? Vad är det som triggat projektet? Vad gör ni idag? Vad fungerar bra och vad skaver?
Det ger byrån möjlighet att förstå mer än bara uppdraget – att förstå er.
Syfte – varför gör ni detta?
Det här är en av de viktigaste delarna och ofta den svåraste.
Varför ska webbplatsen göras om? Vad är det ni vill förändra, förbättra eller möjliggöra?
Ska ni göra om för att:
- nå nya målgrupper?
- stärka varumärket?
- förenkla intern hantering?
- öka konvertering eller tydlighet?
Ett tydligt syfte gör det enklare att ta beslut när åsikterna går isär längre fram.
Mål – vad vill ni uppnå?
Mål behöver inte alltid vara siffror. De kan lika gärna handla om tydlighet, upplevelse eller intern effektivitet.
Exempel kan vara:
- att besökare snabbare förstår vad ni erbjuder
- ni får fler relevanta förfrågningar
- att webbplatsen blir enklare att arbeta med internt
- bättre upplevelse för en viss målgrupp
Det viktiga är att målen går att relatera till verkligheten.
Målgrupper – vem gör ni det för?
Här är det lätt att tänka för brett. “Alla” är sällan ett bra svar.
Vilka är de viktigaste användarna?
Vad behöver de förstå, göra eller känna? Vad riskerar de att fastna på?
Försök tänka med utifrån-perspektivet. En bra brief utgår från användarnas behov – inte från intern struktur och organisation, vilket nästan alltid skapar en bättre webbplats.
Omfattning – vad ingår och vad ingår inte?
Alla projekt mår bra av tydliga ramar.
- Vad ska projektet omfatta just nu?
- Vad ska prioriteras nu?
- Vad kan vänta?
- Och vad ligger utanför ramen?
Att sätta gränser är inte att begränsa projektet, i stället får du ett tydligt fokus.
Förutsättningar – tid och budget
Även osäkra svar är mer värdefulla än inga svar alls.
- Finns det en deadline?
- En ungefärlig budgetram eller ungefärliga nivåer?
- Interna resurser eller begränsningar?
Detta är viktiga delar som kan påverka projektet på olika sätt.
När du inte vet – skriv det ändå
En av de vanligaste farhågorna är:
“Vi borde kanske veta det här, men vi gör inte det just nu.”
Det är helt okej. Att inte ha alla svar är inte ett misslyckande. Det är ofta startpunkten för ett bra samarbete.
Att skriva “detta behöver vi hjälp att ta reda på” är ofta mer värdefullt än att gissa. En seriös webbyrå hjälper dig att ta reda på det som saknas, för en stor del av ett bra byråsamarbete handlar just om att reda ut sådant tillsammans.
Så används briefen i projektet
Briefen lever vidare som ett stöd genom hela projektet.
Den används för att:
- prioritera funktioner
- fatta designbeslut
- avgöra vad som faktiskt är viktigt och ska prioriteras
- hålla fokus när nya idéer dyker upp
Briefen är helt enkelt ett sätt att påminna er om varför ni gör det ni gör och om det som görs löser rätt problem för målgruppen.
Några ord på vägen
Att skriva en brief kan kännas ovant, ibland till och med lite jobbigt. Men det brukar vara tid som betalar sig i slutändan. Och kom ihåg att briefen är en viktig startpunkt för en ny och bättre webbplats.
Vanliga misstag som du bör undvika
- För mycket fokus på lösning, för lite på behov
- Otydliga mål
- För många krav utan prioritering
- Antaganden om användare – saknas underlag som statistik, fakta eller input från användarna
Sammanfattning
En bra digital brief behöver inte vara lång. Den behöver vara genomtänkt och användbar. Den skapar trygghet i hela projektet, för både dig som beställare och byrån, och ger betydligt bättre förutsättningar för ett lyckat resultat.
Nästa steg
Redo att skriva din egen brief?
Här nedan hittar du vår briefmall som du kan använda för ditt digitala projekt.